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タイトル

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ドキュメントコントローラー

説明

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私たちは、組織内の文書管理を効率的かつ正確に行うことができる、経験豊富なドキュメントコントローラーを募集しています。ドキュメントコントローラーは、技術文書、契約書、報告書、手順書など、さまざまな種類の文書を整理・保管・配布し、適切なバージョン管理とアクセス制御を行う重要な役割を担います。 このポジションでは、社内外の関係者と連携しながら、文書の品質と一貫性を確保し、業務プロセスの円滑な運用を支援します。また、ISOやその他の業界標準に準拠した文書管理体制の構築・維持にも貢献していただきます。 理想的な候補者は、文書管理システム(DMS)やMicrosoft Office製品に精通しており、細部に注意を払いながら正確に作業を進めることができる方です。さらに、複数のプロジェクトを同時に管理し、期限を守って業務を遂行できる能力が求められます。 この職種は、建設、エンジニアリング、製造、医療、法務など、さまざまな業界で必要とされており、組織の情報資産を守る上で欠かせない存在です。あなたの文書管理スキルを活かして、私たちのチームの一員として活躍しませんか?

責任

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  • 文書の受領、登録、分類、保管、配布を行う
  • 文書管理システム(DMS)を使用して文書を管理する
  • バージョン管理と文書の更新履歴を追跡する
  • 社内外の関係者と連携し、必要な文書を提供する
  • 文書の整合性と一貫性を確認する
  • ISOなどの規格に準拠した文書管理体制を維持する
  • 機密文書のアクセス制御を行う
  • 文書のアーカイブおよび廃棄手続きを実施する
  • 定期的な文書監査をサポートする
  • 文書管理に関する社内トレーニングを実施する

要件

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  • 高卒以上、文書管理または関連分野の経験があること
  • 文書管理システム(DMS)の使用経験
  • Microsoft Office(特にWord、Excel、Outlook)の操作スキル
  • 細部に注意を払う能力と高い正確性
  • 優れた組織力と時間管理能力
  • 複数のタスクを同時に処理できるマルチタスク能力
  • チームでの協働とコミュニケーション能力
  • ISO 9001などの品質管理規格に関する知識があれば尚可
  • 英語の読み書きができると尚可
  • 文書の機密性を理解し、適切に取り扱えること

潜在的な面接質問

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  • これまでに使用した文書管理システムは何ですか?
  • バージョン管理の経験について教えてください。
  • 複数の文書を同時に管理した経験はありますか?
  • ISOなどの規格に準拠した文書管理の経験はありますか?
  • 機密文書の取り扱いに関するポリシーをどのように遵守していますか?
  • 文書の整合性をどのように確認していますか?
  • チーム内での文書共有の方法について教えてください。
  • 文書のアーカイブや廃棄の手順を説明してください。
  • トラブルが発生した際の対応方法を教えてください。
  • 文書管理において最も重要だと思う点は何ですか?